हस्ताक्षर की रेखाओं पर दोबारा क्यों नहीं लिखना चाहिए, टिप्पणियाँ क्यों नहीं करनी चाहिए और दस्तावेज़ के महत्वपूर्ण विवरण वाले स्थान पर उसे क्यों नहीं मोड़ना चाहिए।
विवादित हस्ताक्षर की रेखाओं पर पेंसिल से दोबारा नहीं लिखना चाहिए, पास में स्पष्टीकरण नहीं लिखना चाहिए, हस्ताक्षर के स्थान पर कागज़ नहीं मोड़ना चाहिए, दस्तावेज़ को लैमिनेट नहीं करना चाहिए और उसका कोई भाग काटकर नहीं निकालना चाहिए।
मूल दस्तावेज़ को अलग फ़ाइल-कवर में रखना और विशेषज्ञ को पूरा दस्तावेज़ दिखाना बेहतर है।
हस्ताक्षर वाला भाग अलग न करें, लैमिनेट न करें और लेखन-रेखाओं के पास टिप्पणियाँ न लिखें। मूल मोड़, जोड़ने के साधन और पन्नों की स्थिति सुरक्षित रखें। दस्तावेज़ की सामग्री और स्थिति को ध्यान में रखकर पैकिंग की विधि और स्वीकार्य कार्रवाइयों पर विशेषज्ञ से सहमति करना बेहतर है।
चर्चा के लिए स्कैन या फ़ोटो तैयार कर सकते हैं, लेकिन वे सभी कार्यों में मूल दस्तावेज़ का स्थान नहीं लेते। यदि स्पष्टीकरण के लिए ग्राफ़िक चिह्न लगाएँ, तो केवल अलग प्रति पर लगाएँ। दर्ज करें कि दस्तावेज़ पर किसने और कब काम किया तथा उसे प्राप्त करने से पहले कौन-सी प्रक्रियाएँ की गई थीं।
यदि दस्तावेज़ पहले ही क्षतिग्रस्त हो चुका है या उस पर कोई प्रक्रिया की जा चुकी है, तो यह स्पष्ट रूप से बताना महत्वपूर्ण है। ज्ञात हस्तक्षेप को सीमा के रूप में ध्यान में रखा जा सकता है; छिपाई गई प्रक्रिया मिली हुई विशेषताओं की व्याख्या कठिन बना देती है।
इस विषय पर: मूल दस्तावेज़ के बजाय प्रति: किन सीमाओं का ध्यान रखना चाहिए.
बताएँ कि किस दस्तावेज़ की जाँच चाहिए, क्या मूल उपलब्ध है, कौन-से नमूने उपलब्ध हैं और रिपोर्ट किस उद्देश्य से चाहिए: न्यायालय, नोटरी, उत्तराधिकार विवाद, कंपनी संबंधी विवाद या मुकदमे से पहले की औपचारिक माँग के लिए।
