दस्तावेज़ की प्रति हस्तलेखन के आकार के बारे में उपयोगी जानकारी दे सकती है, लेकिन वह मूल लेखन-रेखा और सामग्री के सभी गुणों को पुनरुत्पादित नहीं करती। इसलिए प्रति की उपयुक्तता का प्रश्न विशिष्ट कार्य के संदर्भ में तय किया जाता है, इस सामान्य नियम से नहीं कि «प्रति हमेशा उपयुक्त होती है» या «प्रति से कोई जानकारी नहीं मिलती»।
प्रतिलिपि बनाते समय क्या खो जाता है
स्कैनिंग, फ़ोटोग्राफ़ी, मुद्रण और संपीड़न दिखाई देने वाली रूपरेखाओं को बदल सकते हैं तथा रेखाएँ लिखे जाने से संबंधित विशेषताओं को छिपा सकते हैं। हो सकता है कि प्रति में वे गुण उपलब्ध न हों जो हस्ताक्षर के तकनीकी पुनरुत्पादन की जाँच के लिए आवश्यक हैं। हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के बारे में निर्णायक उत्तर देने से पहले इन सीमाओं का आकलन होना चाहिए।
स्रोत का वर्णन कैसे करें
- बताएँ कि मूल दस्तावेज़ मौजूद है या नहीं और वह किसके पास है।
- प्रति प्राप्त करने की विधि और उसमें हुए ज्ञात रूपांतरणों का वर्णन करें।
- स्कैन या फ़ोटो की मूल फ़ाइल बिना सुधार किए सुरक्षित रखें।
- केवल काटकर निकाला गया हस्ताक्षर नहीं, पूरा दस्तावेज़ प्रस्तुत करें।
- उपलब्ध तुलनात्मक नमूनों और उनके स्रोत की जानकारी अलग से सूचीबद्ध करें।
एकमात्र प्रति में सुधार न करें
फ़िल्टर, रेखाओं पर दोबारा लिखना, कंट्रास्ट बढ़ाना और पृष्ठभूमि हटाना लेखन-रेखा की बनावट के बारे में भ्रामक धारणा पैदा कर सकते हैं। स्पष्टीकरण के लिए अलग कार्य-प्रति बनाई जा सकती है, लेकिन मूल फ़ाइल सुरक्षित रखना और उसे कार्य-प्रति से अलग रखना आवश्यक है। दोबारा मुद्रित छवि मूल दस्तावेज़ नहीं बन जाती।
तुलनात्मक नमूनों का भी आकलन आवश्यक है
लिखने वाले व्यक्ति की ज्ञात पहचान, समय, परिस्थितियाँ और तुलना की उपयुक्तता महत्वपूर्ण हैं। अज्ञात स्रोत वाली असंबद्ध फ़ाइलों के हस्ताक्षरों को विश्वसनीय नमूने नहीं मानना चाहिए। छोटे हस्ताक्षरों की तुलना में प्रश्न की शब्दावली चुनने से पहले प्रति में जानकारी की कमी स्पष्ट करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है।
निष्कर्ष में क्या होना चाहिए
विशेषज्ञ बताता है कि कौन-सी विशेषताएँ उपलब्ध हैं, किन जाँचों पर सीमाएँ हैं और उनका उत्तर पर क्या प्रभाव पड़ता है। संभाव्यता पर आधारित निष्कर्ष को दोहराते समय निर्णायक निष्कर्ष नहीं बना देना चाहिए; समाधान की असंभवता को किसी एक परिकल्पना की पुष्टि भी नहीं मानना चाहिए।
यदि मूल दस्तावेज़ बाद में उपलब्ध हो जाए, तो कार्य और सामग्री का अतिरिक्त आकलन आवश्यक हो सकता है। प्रति के आधार पर पहले तैयार रिपोर्ट से यह धारणा नहीं बननी चाहिए कि मूल दस्तावेज़ के सभी गुणों की जाँच पहले ही हो चुकी है।
पहले संपर्क में केवल «हस्ताक्षर की जाँच» की इच्छा बताने के साथ-साथ दस्तावेज़ की स्थिति, मूल की उपलब्धता और फ़ाइल प्राप्त होने का इतिहास भी बताना उपयोगी है। इससे नमूने सौंपने और काम पर सहमति बनने से पहले जाँच की वास्तविक संभावनाओं पर चर्चा की जा सकती है।