文件副本可能包含有关手写笔迹形态的有用信息，但不能再现原始笔画和材料的全部性质。因此，应针对具体任务判断副本是否适用，而不能笼统地认为“副本总是适用”或“副本毫无价值”。
复制时会丢失什么
扫描、拍照、打印和压缩可能改变可见轮廓，并掩盖与笔画形成有关的特征。副本可能无法呈现核查签名是否经技术手段复制所需的性质。在就书写人作出确定性回答前，必须先评估这些局限。
如何说明来源
- 说明是否存在原件，以及原件由谁保管。
- 说明副本的取得方式及已知转换处理。
- 保留未经增强处理的原始扫描或照片文件。
- 提交完整文件，而不只是裁切出来的签名。
- 另行列出可提供的比对样本及其来源信息。
不要对唯一的副本进行增强处理
滤镜、描摹、提高对比度和去除背景可能使人对笔画结构产生错误印象。可以另行制作工作版本用于说明，但必须保留原始文件，并将两者区分开。重新打印的图像不会因此成为文件原件。
比对样本也需要评估
已知的书写人、时间、条件和可比性十分重要。来源不明的零散文件中的签名，不应视为可靠样本。比较简短签名时，尤其应在确定问题表述之前说明副本中的信息不足。
结论中应说明什么
鉴定人应说明能够观察哪些特征、哪些核查受到限制，以及这些情况如何影响回答。转述时，不能将可能性结论变为确定性结论，也不能将无法作出判断视为对某一说法的证实。
如果日后取得原件，可能需要进一步评估任务和材料。此前依据副本出具的意见书，不应使人误以为原始文件的全部性质均已得到检验。
初次联系时，除了表示希望“核查签名”，还宜说明文件状态、是否有原件及文件的取得经过。这有助于在提交样本和商定工作之前，讨论实际可开展的鉴定。